兰州石化职业技术学院采购管理办法-兰州石化职业技术学院国资处
国资处

兰州石化职业技术学院采购管理办法

作者:时间:2017-10-23点击数:

采购管理办法

 院发〔2014〕90号

第一章               总则

第一条  为了加强对采购工作的管理与监督,规范采购行为和管理程序,维护学院利益,提高资金使用效益、保证采购质量,促进廉政建设,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《事业单位国有资产管理暂行办法》和《甘肃省省级政府采购管理暂行办法》及《甘肃省财政厅监察厅关于规范我省政府采购非招标采购方式的通知》等相关法规和文件规定,结合学院实际,制定本办法。

第二条  物资采购要确保学院发展的重点,保证教学、科研等工作的需要,厉行节约,避免重复采购、盲目采购、超性能采购,保证所购物资性能先进,质量可靠,价格合理,效益显著。

第三条 服务外包是利用外部专业服务商的劳动力,完成原来由学院内部完成的工作的一种服务模式,要通过外包达到降低成本、提高效率、提升服务质量目的。

第四条  本办法所称的物资是指各类仪器设备(包括教学设备、办公设备、实验器材等)、大宗物资(包括实验材料、图书资料、家具等)以及有关房屋拆除(拆迁)、修缮改造工程(包括房屋装修装饰、设备安装、管线铺设、土石方工程)等所涉及的相关物品。服务外包是指学生食堂餐饮,校园及学生公寓保洁,门卫保安,后勤水、暖、电维修,化粪池的清理,垃圾外运等。

第五条  采购工作应当遵循科学有效、公开透明、公平竞争、公正诚信、遵章守法、审计监督的原则。

第六条  学院所有物资采购实行集中采购方式,列入学院经费预算;物资采购包含两种方式。一种是政府采购,另一种是学院采购。

政府采购,是指使用财政性资金、学院预算资金、各部门自筹资金采购政府集中采购目录以内的物资或者限额标准以上,由省政府采购机构统一组织采购或审批的物资采购。

学院采购,是指经学院批准的政府集中采购目录以外的或者采购限额标准以下的货物、工程和服务以及经省政府采购办公室批准的个案物资采购。

第二章  机构与职责

第七条  学院设立学院物资采购招标领导小组(以下简称领导小组)。国资处是学院物资采购管理的职能部门和学院物资采购领导小组的办事机构,负责全院物资采购的日常管理工作。

第八条  领导小组组长由党委确定,分管副院长、纪委书记(副书记)任副组长,国资处、基建处、监察(审计)处、计划财务处、后勤管理处、学院办公室、工会等部门的主要负责人为常设成员,物资使用部门的负责人与主管院领导为非常设成员,参与招标活动。领导小组对物资采购招标工作进行宏观指导,并履行审查、审批、审定、监督、检查,以及重大项目的决标、重大事项的决定等职责。监察(审计)处是学院采购的监督部门,负责对学院采购工作进行全程监督。

第九条  领导小组设立招标工作组和项目评标组。招标工作组由国资处、监察(审计)处及物资申购等部门人员组成,负责招标申请受理、招标信息发布、组织评标、一般项目决标、推荐重大项目中标候选人、监督审查、合同签订等工作。项目评标组由相关学科(专业)的院内、外专家、教职工代表及民主党派,无党派人士代表组成,负责审查招标文件、询标、议标、评标、推荐中标候选人等工作。

第十条  由国资处牵头组织纪监审人员、物资申购项目负责人、物资使用部门领导(技术专家)等,负责拟定物资采购方式,提出采购建议,经招标领导小组负责人同意后,组织金额在1万元以下零星物资采购,检查验收结算等工作。

第三章  采购计划、审批与权限

第十一条  物资采购实行计划申报制度,各部门每年应按学院年度财务资金安排制定物资采购计划。申请采购的物资必须为已列入年度采购计划的物资,有经费预算,且采购所需经费不超过年度预算经费总额。若改变采购计划或临时增加的采购计划或超出预算经费的采购计划,使用部门应提出变动或增购申请报告,说明原因,经计财处、分管院长、院长批准且落实经费来源后,报国资处。

第十二条 实训基地设备仪器设备维修和实训耗材采购,由各系根据年度计划或学院会议决定通过申请实训基地建设项目的形式提出计划,同时填写《教学仪器设备(维修)采购申报表》(见附表一)和《甘肃省省级政府采购项目技术参数表》(见附表二)报教务处,由教务处组织实训基地建设答辩(论证)会审核,提交院长办公会审议后由教务处送达计财处确定经费预算,呈主管教学院长审核,报院长审批。

第十三条  行政设备、家具及教室、寝室家具、图书、网络设备、办公用品、零星物资、应急物资等采购,由相应使用和管理部门直接提出采购计划,填写《学院物资采购申报表》见附表三)和《学院办公用品采购申报表》(见附表四)分类报计财处和学院办公室,确定经费预算,由主管院长审核后,报院长审批。

第十四条  行政办公和实训场所家具、校园公共设施设备(地面下沉、房屋漏水、室内粉刷、更换门窗、玻璃、门锁、维修水、电、暖设施)维修,由相应使用和管理部门直接提出维修计划,填写《学院水、电、暖及门窗玻璃维修申报表》(见附表五)报后勤管理处,确认维修范围后,按照审批程序进行。

第十五条  教学单位学生奖励、活动用品的采购,由部门直接提出采购计划,填写《学院学生奖励、活动用品采购申报表》(见附表六)报学生处审核后,按照审批程序进行。

第十六条  物资采购申请的权限

1.物资采购申请:采购前,先由使用单位或个人提出书面申请单,填写《学院物资采购申报表》和《甘肃省省级政府采购项目技术参数表》,注明品名、规格性能、数量、估价、质保期等基本要求。

2.审批:500元以下,由系、处室主管领导审核签字;500~2000元由处室主管领导、主管副院长审核签字;2000~10000元由处室主管领导、主管院长、院长审核签字;1万元以上由学院有关方面进行可行性分析与论证,经有关会议审定后按采购权限和办法实施采购。

第十七条  学院物资采购的权限

学院物资采购采用集中招标采购和分散采购的形式,其中:

1.学院办公用品、计算机耗材、劳保用品、清洁用具由国资处统一集中采购。

2.小量和特种消耗材料(不含办公用品),单次合计价值在500元以下,由使用单位、监察(审计)处、国资处共同采购。

3. 单件价值在3万元以上的大型设备、合计价值在5万元以上的大宗物资,由学院物资采购领导小组采取招标执行采购。

第十八条 国资处依据各部门提交采购报告,在学院物资采购领导小组领导下实施采购。

第四章   采购方式与程序

第十九条  政府采购分为政府集中采购与政府分散采购两种方式。政府集中采购是指由省政府采购机构统一组织的采购活动。政府分散采购是指在集中采购范围之外,经省政府采购机构批准由学院自行组织实施的采购活动。

第二十条 学院采购由学院采购领导小组统一组织实施。

第二十一条 采购形式。采购形式分为招标采购形式和非招标物资采购形式。其中招标采购形式有公开招标形式;非招标物资采购形式有:邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价等形式。

(一)公开招标。公开招标采购是指招标人向社会公开发布招标公告,并且有至少三家符合招标文件规定资格的投标单位参加投标。

(二)邀请招标。邀请招标采购是指招标人以投标邀请书的方式邀请三个及以上特定供应商投标的采购方式。

(三)竞争性谈判。竞争性谈判采购是指直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

(四)单一来源。单一来源采购是指采购的货物只能从唯一供应商采购的方式。

(五)询价。询价采购(包括组团外出采购)是指采购机构对三家及以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。

以上五种采购方式均适用于学院采购。

第二十二条 物资采购的范围

(一)政府物资采购的范围。单项或批量价值在10万元及以上的各类仪器设备(包括教学设备、办公设备、实验器材等),20万元以上的系统集成、网络工程、大宗物资(包括实验材料、图书资料、家具等)、房屋拆除(拆迁)工程,以及单项价值在20万元以上的修缮改造工程(包括房屋装修装饰、设备安装、管线铺设)等应实行政府采购。

(二)学院物资采购的范围。单项或批量价值在1万元以上、10万元以下的各类仪器设备、大宗物资、服务项目的采购,单项价值在3万元以上、20万元以下的修缮改造工程采购,单项价值在5万元以上、20万元以下的基建工程的采购。

第二十三条 政府采购的程序

1、属于政府采购范围的项目,学院内各相关部门应根据当年《甘肃省省级政府采购目录》规定的范围和限额标准,详细填写《甘肃省省级政府采购项目技术参数表》。

2、国资处将各部门汇总的政府采购项目计划,报省教育厅审查,省财政厅核准,省财政厅采购办公室审批。

3、甘肃省公共资源交易局或招标代理机构组织招标,确定中标方后,由省采购机构通知中标方。

4、甘肃省公共资源交易局或招标代理机构组织招标时,学院招标领导小组组长或副组长与物资采购(基建)处、监察(审计)处、使用部门共同派专人参加。

5、政府招标工作开始前三日内,物资采购(基建)处应将项目依据、项目内容、技术标准、政府相关机构审批形成的相关资料复印件等资料报学院监察(审计)处???审核;政府招标结束后三日内,国资处应将招标中标单位资质、中标价格等资料送回备案。

6、招标因实质要件和形式要件不具备而未成功的,进行重新招标。

7、招标工作结束后,国资处督促中标单位按期保质保量供货。

第二十四条 学院采购的方法及程序

(一)公开招标采购的程序

1、准备招标文件

(1) 招标工作的准备。国资处接到采购申请及采购计划后进行采购分类审核。

(2) 招标文件的起草。国资处根据使用部门要求和有关规定起草采购项目招标文件。主要内容包括:招标说明、投标人须知、招标要求、项目技术要求、招标章程、合同条款、付款方式等。重大项目标书由学院采购领导小组审定。

2、发布招标信息和报名

(1) 国资处应当在学院校园网上发布招标信息公告。公告应当公布采购项目的名称、数量以及供应商应当具备的资格条件等,公告时间不得少于三个工作日。公告期结束之日与供应商提交资格证明文件和谈判响应性文件截止时间不得少于两个工作日。谈判文件有实质性变动的,应当在规定的截止时间前以书面或电话形式通知所有报名的供应商,并将截止时间相应顺延,但顺延不得超过五个工作日。

(2) 国资处接受供应商报名,并对供应商资质和业绩进行初审。

(3)报名截止后三日内,国资处应将初审合格供应商名单资料报监察(审计)处复审。

(4) 国资处根据监察(审计)处复审通知,通知审查合格的投标人入围。

3、成立评标小组

(1)评标小组应由5人以上单数组成。学院招标领导小组全体成员参加,使用部门成员由使用部门推荐。推荐2人时,其中1人应为直接操作或使用的人员,另一人为民主党派,无党派人士;专家从由学院建立相关学科专业的副高以上职称人员专家库随机抽取。

(2) 国资处就本次招标项目提出评标小组成员名单,组成评标小组。评标小组成员名单应在开标前一日报招标领导小组组长和监察(审计)处审查。监察(审计)处应在开标前4小时将审查结果通知国资处处,需要调整或补充成员的,国资处应在1小时内完成调整或补充名单报监察(审计)处审查,监察(审计)处须在1小时内完成审查并通知国资处。监察(审计)处提出调整或补充成员意见应附理由和依据。

(3) 国资处应在开标2小时前将审查通过的评标小组成员名单和有关评标事项的内容书面或电话形式通知评标小组各成员。评标小组成员应在接到评标通知后开标前半小时到达指定地点。开标时间过半小时到达的成员取消评标成员资格。

4、评标会议的组织

(1)评标会由国资处组织召开。

(2)评标会由采购领导小组组长或副组长主持,评标小组成员参加,国资处派工作人员列席记录。

(3)评标通过评标小组成员打分排序的方式进行,定标通过评标小组成员无记名投票方式决定。

(4)在招标准备工作阶段形成的有关文件资料、项目依据,确定招标方式和依据、对供应商资质要求和依据、招标文件等应在招标信息公开发布前三日送监察(审计)处审查。监察(审计)处应在招标信息公布前一日提出认定或否定的具体意见。到期纪监察(审计)处未做出答复视为认可。监察(审计)处提出否定意见时,应提出具体意见和依据。

5、开标及评标程序

(1)主持人宣布评标会开始。

(2) 主持人介绍项目情况、报名情况和供应商情况、评标小组成员、评标原则、打分规则和投票要求。

(3) 监察(审计)处工作人员介绍招标各环节的监察情况,查验投标文件密封情况,现场开启各投标人的投标文件。对开标会前已开封的宣布无效。

(4)评标小组成员审阅各投标人提交的投标文件,对比与招标文件各种要求和技术参数的符合度,对各投标人综合打分。国资处工作人员统计并公布各供应商得分及排名结果。

(5)投票。评标小组各成员对所有投标人进行无记名投票。监察(审计)处工作人员进行验票。公布各投标人所得票数。

(6)主持人宣布以得简单多数票的投标人为中标人。

(7) 监察(审计)处工作人员对中标结果提出认定或否定的结论,并在认定结果上签字。

(8)招标工作结束后,由国资处书面通知中标方;国资处于当日或次日将招标结果在校园网和公示栏上公示五日,如监察(审计)处根据异议或投诉否定招标结果的,国资处依据本办法重新启动招标程序。

(9)对招标结果有异议或投诉的,由学院监察(审计)处受理。

6、招标资料的归档

招标工作结束三个工作日内,国资处工作人员,要根据评标小组原始打分表和投票记录、投标结果、评标小组成员签到表、资质审核表、供应商的报名和签到表、评标方法和原则、开标会记录、成交供应商名单、资质、业绩、投标书等内容的招标过程资料,装订成册作为档案备查。

7、招标中出现下列情形之一的,应予废标。

(1)符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的;

(2)出现影响采购公正的违法、违规行为的;

(3)投标人的报价均超过了采购预算,采购人不能支付的;

(4)因重大变故,采购任务取消的。

废标后,采购人应当将废标理由通知所有投标人;

凡废标项目,待条件成熟后由国资处重新启动招标程序或提出采用非招标物资采购形式的方案。

(二)邀请招标及其程序

邀请招标是指采购人从符合相应资格条件的供应商中,按随机方式选择三家以上的供应商,并向其发出投标邀请书的采购方式。

按照《政府采购法》的有关规定,符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用邀请招标方式采购。邀请招标适用的条件是:

1、所采购物资具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;

2、采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。

邀请招标的程序参照公开招标采购的程序进行。

国资处指定专人对开标过程进行记录,并连同招标书、投标书一起存档备查。

(三)竞争性谈判采购及其程序

1、竞争性谈判适用条件:

(1)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;

(2)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(3)采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(4)不能事先计算出项目价格总额的;

(5)招标文件没有不合理条款、招标公告时间及程序符合规定,但投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家或评标期间,符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质响应的供应商不足三家的。

2、竞争性谈判采购的程序:

(1)制定谈判文件:国资处制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判的程序、供应商的资格条件、确定谈判供应商的方式、保证金交纳方式、采购项目的技术规格、商务要求、数量和服务等、提交资格证明文件和谈判响应性文件截止时间、谈判的轮次(一至三轮)、合同主要条款、评定成交的标准等事项。

(2)采购信息公告:国资处应当在学院校园网上发布竞争性谈判采购资格预审公告征集供应商,同时接受供应商报名并发售谈判文件。公告应当公布采购项目的名称、数量以及参加谈判供应商应当具备的资格条件等,公告时间不得少于三个工作日。公告期结束之日与供应商提交资格证明文件和谈判响应性文件截止时间不得少于两个工作日。谈判文件有实质性变动的,应当在规定的截止时间前以书面或电话形式通知所有报名的供应商,并将截止时间相应顺延,但顺延不得超过五个工作日。

(3)成立谈判小组:谈判小组由学院采购领导小组及有关专家三人以上的单数组成,谈判工作由采购领导小组组长或副组长主持。

(4)确定谈判供应商:谈判小组审核报名供应商递交的资格证明文件,符合项目资格条件的供应商均可参加谈判;如符合项目资格条件的供应商较多时,也可从中随机确定不少于三家供应商参加谈判。随机选择谈判供应商的过程必须公开,接受学院监察(审计)处的监督。随机抽取供应商完成后,由国资处和学院监察(审计)处共同在供应商抽取文件上签字,以存档备查。

(5)开展谈判:确定的谈判供应商在谈判前向国资处递交谈判响应性文件。谈判小组审查供应商谈判响应性文件的有效性、完整性,以确定是否对谈判文件的实质性要求作出响应。未对谈判文件做实质性响应的供应商,不得进入具体谈判程序。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最后报价及做出有关承诺,以书面形式确认,并由法定代表人或其授权人签署。

(6)确定成交供应商:谈判结束后,谈判小组按照谈判文件规定的评定标准,对供应商提供的最后报价及有关承诺进行评审,按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,后由国资处处当日或次日书面或电话形式通知成交供应商。

(7)谈判资料的归档:谈判工作完成三个工作日内,国资处工作人员,要根据全体谈判成员签到表,原始谈判过程记录和谈判结果、资质审核表、参加谈判供应商签到表、谈判方法和标准、成交供应商名单、资质、业绩、投标书等内容的谈判过程资料,装订成册作为档案备查。

(四)询价采购及其程序

1、询价采购的适用条件

(1)采购的货物规格、标准统一、市场货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目;

(2)招标文件没有不合理条款、招标公告时间及程序符合规定,但投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家或评标期间,符合专业条件的供应商或者对招标文件做出实质响应的供应商不足三家且符合前款条件的。

2、询价采购的程序:

(1)制定询价采购文件:国资处制定询价采购文件。询价采购文件应当明确询价采购项目供应商的资格条件及确定供应商的方式、保证金交纳方式、采购项目技术规格、商务要求、数量和服务等、提交资格证明文件和询价响应性文件截止时间、合同主要条款、评定成交的标准等事项。

(2)采购信息公告:国资处在校园网上发布询价采购资格预审公告征集供应商,同时接受供应商报名并发售询价采购文件。公告应当公布采购项目的名称、数量以及参加询价供应商应当具备的资格条件等,公告时间不得少于三个工作日。公告期结束之日与供应商提交资格证明文件和询价响应性文件截止时间不得少于两个工作日。询价采购文件有实质性变动的,国资处应当在规定的截止时间前以书面或电话形式通知所有报名的供应商,并将截止时间相应顺延,但顺延不得超过五个工作日。

(3)成立询价采购小组:询价采购小组由学院采购领导小组及有关专家共三人以上的单数组成,询价会议由采购领导小组组长或副组长主持。

(4)确定被询价的供应商名单:询价采购小组审核报名供应商递交的资格证明文件,符合项目资格条件的供应商均可成为被询价供应商;如符合项目资格条件的供应商较多时,也可从中随机确定不少于三家供应商作为被询价供应商。随机选择供应商的过程必须公开,接受学院监察(审计)处的监督。随机抽取供应商完成后,由国资处和学院监察(审计)处共同在供应商抽取文件上签字,以存档备查。

(5)询价:确定的供应商在询价采购文件规定的报价截止时间前向物资采购(基建)处递交询价响应性文件。询价采购小组审查供应商询价响应性文件的有效性、完整性,以确定是否对询价采购文件的实质性要求作出响应。被询价的供应商只能一次报出不得更改的价格,并对询价采购文件所列出的全部商务、技术要求做出承诺。

(6)确定成交供应商:询价采购小组按照询价采购文件规定的评定标准,对供应商的报价及有关承诺进行评审,按照全部满足采购文件实质性要求、质量和服务相等且报价最低的原则,以书面形式确认成交供应商,由法定代表人或其授权人签署。国资处在确定成交供应商后一个工作日内,向成交供应商发出成交通知书,并将结果通知所有参加询价采购的未成交供应商,同时在校园网和公示栏上公告其采购结果。

(7)询价采购资料的归档:询价采购工作完成三个工作日内,国资处工作人员,要根据询价采购小组全体成员签字的原始询价记录和询价结果编写包括询价采购小组成员名单、资格预审公告发布情况、参加询价的供应商的确定、询价记录和评定情况说明、成交和淘汰的供应商名单及原因、询价结果等内容的询价采购资料,装订成册作为档案备查。

(五)单一来源采购及其程序

1、单一来源采购的适用条件:

(1)只能从唯一供应商处采购的;

(2)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;

(3)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的;

2、单一来源采购的程序:

(1)制定采购文件:国资处制定采购文件。采购文件应当明确采购的程序、采购项目的技术和商务要求、服务、合同主要条款等。

(2)采购信息公告:属于“只能从唯一供应商处采购”情形的单一来源采购项目,国资处应当在采购项目实施前,在校园网或省级以上财政部门指定的政府采购信息发布媒体上发布采购公告,并将实行单一来源采购的理由公示,公告不得少于三个工作日。

(3)成立采购小组:采购小组由学院采购领导小组及有关专家共三人以上的单数组成

(4)开展采购:采购小组与供应商在保证采购项目技术要求、质量、服务等基础上进行谈判,商定合理价格及有关成交事项。谈判工作由采购领导小组组长或副组长主持。

(5)确定成交供应商:采购小组与供应商达成一致意见后,采购小组确定成交供应商,并由法定代表人或其授权人签署。国资处在确定成交供应商后一个工作日内,向成交供应商发出成交通知书。同时采购小组负责编写采购报告作为采购文件备查。

(6)单一来源采购资料的归档:采购工作完成三个工作日内,国资处工作人员,要根据全体成员签字的包括采购小组成员名单、供应商的确定、记录和评定情况说明、成交商名单及原因等做出采购报告,作为档案备查。

第二十五条  竞争性谈判采购和询价采购,在采购文件及采购程序符合法律规定的前提下,符合项目资格条件或对采购文件做出实质响应的供应商只有两家时,经学院批准后,可继续进行竞争性谈判采购和询价采购;如果只有一家,经学院批准后可继续按照单一来源采购方式采购。

第二十六条 采用邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购方式的,在其进行制订招标(采购)文件、发布招标(采购)信息、开标、评标等环节中时参照公开招标程序规定的相应环节的要求进行。

第二十七条 整个招标和非招标物资采购过程中,必须在学院监察(审计)处监督下进行,学院监察(审计)处对供应商的资格审查、采购方式的适当性、采购程序合法性、结果的公正性、工作人员的纪律性进行监督。

第二十八条  属政府集中采购的物资(参照“甘肃省政府集中采购目录和限额标准”执行),由国资处协调使用部门、监察(审计)处,按有关规定办理政府采购手续,完成采购任务。

第二十九条  在招标过程中,如果出现所有投标商超出预算,最低价不超出预算的10%时,可以继续招标;如果超出预算的10%,可做废标处理。

第五章  协议供货采购

第三十条  协议供货:是指政府通过公开招标方式确定协议供货的供应商和协议产品。在协议有效期内,学院在“甘肃省政府采购网”直接与协议供应商签订供货合同的一种采购形式。

第三十一条  在协议供货范围内的物品,国资处填写《协议供货审批表》(见附表七),办理审批手续后组织采购。

第三十二条  供应商的确定:学院要以政府采购预算为基础,在落实政府采购资金后,按照经济适用原则在配备标准范围内直接从“甘肃省政府采购网”公布的协议供货中标商品中确定采购需求(公务用车的配备需按有关规定审批)。具体采购时,要向三家以上供货代理商发出询价单,招标领导小组成员与供货代理商就价格、服务等进行询价协商,从中选择报价最低的代理商供货。

第三十三条  协议供货采购资金的确认:学院每年根据省财政厅预算管理处批准安排资金的协议供货采购项目(含拼盘项目),在采购合同签订生效前,报省财政厅相关处室审核确认采购资金来源;自筹资金的协议供货采购项目,学院应经教育厅主管部门同意并确认资金来源。

第三十四条  协议供货采购目录:根据甘肃省政府集中采购目录规定,以下货物属于协议供货项目,计算机设备(包括台式计算机、便携式计算机),网络设备(包括路由器、交换机、集线器、网络连接设备、网络检测设备、服务器单台在5万元以上不列入协议供货),存储设备(包括网络存储设备;闪存盘、优盘、移动硬盘),输入输出设备(包括打印机、显示器、扫描仪),计算机软件(包括操作系统、数据库管理系统、中间件、办公套件、支撑软件、应用软件、嵌入式软件、信息安全软件),办公设备(包括传真机、复印机、投影仪、多功能一体机、摄像机、照相机及器材、刻录机、碎纸机),乘用车(包括轿车、越野车、商务车、其他乘用轿车),电冰箱,中央空调以外的空调,照明设备,节能灯,电视机、录像机、DVD,办公消耗用品(包括复印纸、信纸、信封、其他纸制品;硒鼓、粉盒)。

第三十五条  协议供货限额标准:车辆一次性采购同一品牌5辆以下;其他货物一次性采购预算金额40万元以下,执行协议供货。采购批量或金额在采购限额标准以上的,应当按照正常采购程序报批采购计划和采购方式实施采购。

第三十六条  协议供货合同的签订:《政府采购协议供货合同》由学院与供货代理商直接签订。学院自行支付货款的《政府采购协议供货合同》一经供需双方签订后即生效;财政国库支付货款的《政府采购协议供货合同》经供需双方签订,并由学院送省财政厅相关处室确认采购资金后生效。学院应在合同签订生效7个工作日内,将《政府采购协议供货合同》报送省财政厅政府采购办备案,备案时除提供协议供货合同外,还应持本单位协议供货台帐和向所有代理商发出的询价单等。备案后的《政府采购协议供货合同》为学院执行政府采购制度的依据。《政府采购协议供货合同》必须使用由甘肃省财政厅监制的格式合同(可从“甘肃政府采购网―协议供货”专栏中下载),使用其他形式的合同无效。

第三十七条  协议供货商品的供货及验收。协议供货代理商按合同约定供货后,由学院负责对协议供货商品进行验收。采购人应在收到商品2个工作日内验收完毕,并视验收情况填写《甘肃省省级政府采购验收单》(可从“甘肃政府采购网协议供货”专栏中下载),作为支付资金和财务作帐的依据。

第三十八条  协议供货货款的结算:协议供货商品验收合格后,学院与供货代理商应依据合同约定,按省财政厅《关于进一步规范省级政府采购资金支付结算的通知》(甘财库[2003]22号)中的有关规定及时办理货款结算手续。

第六章   参照招标价供货

第三十九条   对于已经按照招标方式招标过的物品采购,使用方对已招标货物质量、售后服务满意,但随着市场的变化,所购物品价格在不上涨、并保证原中标物品质量的情况下,可以续签供货合同,按照原中标价供货。

第四十条  参照招标价供货应当遵循科学有效、公开透明、公平竞争、公正诚信、遵章守法、审计监督的原则。

第四十一条  国资处对符合参照招标价供货采购申报程序的填写《参照招标价供货审批表》(见附表八),报相关领导审批(国资处处长、纪监审主任、主管采购院长审批)。

第四十二条  对于已经完成的采购,国资处会同计划财务处、使用部门、监察(审计)等相关人员对所采购物品进行检查验收。

第七章   服务外包招标

第四十三条  外包服务指学院把保障性服务,以学院作为发包方,明确资质条件,按照招标程序公开择优承包的方式,通过签订报酬与服务质量、效率相挂钩,且与规范考核评价结果相联系的合同办法,承包给有一定实体的公司或个人为学院服务。

第四十四条  学院外包服务范围指学生食堂餐饮,校园及学生公寓保洁,门卫保安,后勤水、暖、电维修,化粪池的清理,垃圾外运等。

第四十五条  外包服务由主管部门提出书面申请,按照采购程序进行审批,最后经院长办公会同意后,提交国资处进行公开招标。

第四十六条 国资处接到外包服务申请后,按照采购程序发布招标信息,起草招标文件,组织招标。

第四十七条  外包服务商应提供的基本材料包括:公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证、相关人员资质证书等资质证明文件。

第四十八条  招标引进的外包服务商由业务主管部门按照合同约定和相关规定严格考核。

第八章     合同与审核

第四十九条  凡一次性采购物资总价在1万元以上的项目,必须签订有效物资采购合同(以下简称采购合同),国资处、计划财务处、使用部门、供货商各1份。

第五十条  购销双方当事人(物资使用部门、国资处和供货商)依照合同法规定签订的交易协议,具有法律约束力。物资采购合同的内容由双方当事人根据招标文件、投标书等文件的约定来确定,主要包括双方当事人名称(姓名)、地址、物资名称、数量、价款、物资型号、规格及技术指标、验收方法及标准、交货日期、地点及供货约定、付款方式、售后服务、违约责任、解决争论的方法等条款。

第五十一条  物资供应商应具备下列条件:

1.具有法人资格或者有独立承担民事责任的能力;

2.遵守国家法律、法规,具有良好的信誉;

3.具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录;

4.良好的财务状况。

第五十二条  采购合同由国资处撰写,送物资使用部门负责人(或使用人)和监察(审计)处对合同进行审核联签,由学院采购领导小组组长或副组长签字,加盖学院合同专用章后生效执行。

第五十三条  国资处、监察(审计)处、计划财务处等部门及物资使用部门应加强合同执行情况的监督和检查。若需变更合同,物资使用部门应提出书面申请,由国资处组织,相关部门参加,协商解决。

第九章  验   收

第五十四条 国资处在物资设备到货安装调试后,在规定的时间内组织计划财务处、监察(审计)处、物资使用部门负责人和使用管理人、供应商及相关职能部门人员组成验收工作小组,必要时邀请有关专家参加,按采购合同的约定时间进行验收,并填写《验收报告》(附表三)。

第五十五条   物资设备的验收应包括以下内容:

1、外观检查

(1)检查仪器设备的外包装是否完好,有无破损,有无撞伤,有无浸湿受潮变形等。

(2)检查仪器设备、附件外表有无残损、锈蚀、碰伤等。

(3)发现上述问题应做详细记录,必要时要拍照留据。

2、数量验收

(1)数量验收要以合同单和装箱单为依据,检查设备分类和数量,并逐件清查核对。

(2)清点时,要仔细检查设备的规格、型号、编号是否与装箱单一致。

(3)认真查对随机资料是否完备齐全,如仪器说明书、操作规程、检修手册,产品检验合格证等。

(4)做好数量验收记录,特别是大型精密仪器要写明验收地点、时间、参加人员,注明验收箱号、品名,应到和实到数量。

3、质量验收

(1)仪器设备的质量验收,要严格按仪器使用说明书或操作手册的规定和程序进行。

(2)设备试用前,要按照说明书的要求,做好准备工作,对电路等关键部位必须仔细重点检查。

(3)逐一认真进行各种参数的测试,检查仪器设备的技术指标和性能是否达到要求。

(4)质量验收时,要认真做好记录。使用部门若发现某些指标调试困难,性能不稳定或其他质量问题,应将详细情况书面通知国资处,以便根据情况确定是否退货、更换或要求厂商派员来学院检修等。验收小组要在《验收报告》上对验收项目做出验收是否合格的明确结论。

第五十六条 验收工作完成后,国资处应收集整理下列资料:

1、供货合同包括订货清单及合同文本;

2、发生修改合同及其它事项的说明文件;

3、生产厂商提供的安装图纸和安装要求文件;

4、免税、报关、商检单证;

5、验收记录和验收报告;

6、索赔文件及供需双方签订的验收备忘录和其它相关资料。

7、发生争议或提出质疑的,对争议或质疑事项调查及维持或变更解决的相关文件。

第五十七条  采购的物资到货经验收后,对质量、性能有问题的,由国资处与省政府采购机构及供货方进行交涉,严格按约定履行合同,并追究供应商的违约责任。

第五十八条 物资设备验收合格后,国资处要凭验收报告,办理固定资产登记建账手续。

第十章    付   款

第五十九条  学院的所有物资采购,其付款方式由计财处根据国家有关法规及政策确定。未经财务部门同意,学院领导批准,任何个人和部门不得擅自采取现金付款方式支付。

第六十条  中的付款方式原则上采取分期付款。根据所购物资的性质、价格以及生产技术成熟等情况,在货到验收合格后支付总价款的90%—95%,总价款的5%—10%作为质保金,在使用三个月至一年(履行合同且无质量问题)后支付。

第六十一条  采购物资经验收、入帐后,由国资处按学院有关规定办理付款手续。首期付款时,应填写“学院借款单”,并提供相关采购合同,货到经验收合格、支付到90%的货款时,应提供购货发票、验收报告、入库单等资料,经国资处、监察(审计)处、计划财务处负责人、主管院领导、院长签字后,到计划财务处办理支付手续。支付采购合同的剩余款项时,国资处还需征得使用部门有关物资使用情况的意见。

第六十二条  报销:凡单件价值在200元以下的低值物品,采购实施后,发票按审批权限经相关领导签字后连同申请单交计财处报销;凡单件价值在200元以上,1000元以下可单独使用的且使用年限在一年以上并在使用过程中基本保持原有物质形态的一般资产,除履行与低值物品相同的手续外,需在国资处履行建帐登记手续;凡单件价值在1000元以上的固定资产,必须办理相关的登记建帐、合同备案和出入库手续,使用部门同时建立相应的物资使用管理帐目。

第六十三条  经过招标确定的安装制作项目,由于设计变更或在施工中出现其它不确定因素须增加或改变工程量、增加设备,由使用单位或施工单位提交增量申请,增量申请应详细说明变更原因,变更部位、变更图纸,增加的设备清单、增量金额等内容。增量在1万元以下,由使用单位、监察(审计)处、主管院长审核签字;1-5万元由监察(审计)处、纪委书记和主管院长集体审核签字;5万元以上的增量须经院长审定批准;更大的增量须经学院院长办公会或党委会讨论确定。

第十一章   采购监督

第六十四条  参与采购工作的人员,应严格遵守有关法律、法规及学院的规章制度和操作程序,主动接受各部门、各方面的监督。

第六十五条  参与招标的工作人员应严格遵守招标纪律,不得私下与投标方人员接触,泄露任何与招标事宜有关的内容。在招标过程中,不得接受投标方的钱物、请吃、请玩。

第六十六条  计划财务处、监察(审计)处作为监督检查机构,应对采购的有关规章制度和采购合同执行情况以及其它应当监督的内容进行监督检查。

第六十七条  监察(审计)处对采购工作应按国家有关法律、法规、政策和学院的有关规定进行审计和监督,对群众举报的问题进行调查和处理。

第六十八条  任何部门和个人,对采购工作中的违法、违纪行为均有向有关部门举报的权利和义务。

第六十九条  对于在采购过程中违反有关规定或不负责任,造成不良影响和后果的,学院将追究相关部门负责人和直接责任人的责任,并给予行政、经济处罚等,触犯法律的,移交司法机关处理。

第十二章  附  则

第七十条  本办法自发布之日起执行,原《学院物资采购管理办法》(院发[2008]101号)同时废止。

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